Regulamin

Organizator

Nazwa: Fundacja Quantum AI

Adres: ul. Sanocka 9/103, 02-110 Warszawa

Rejestry: KRS 0000808359 · NIP 7010955891 · REGON 384899425

Kontakt: contact@qaif.org · https://www.qaif.org/

Rozdział I. Postanowienia ogólne

§ 1. Nazwa, charakter i Organizator

1. Olimpiada Kwantowa, zwana dalej „Olimpiadą”, jest ogólnopolskim, indywidualnym i trzyetapowym konkursem edukacyjnym z zakresu technologii kwantowych oraz ich podstaw matematycznych, fizycznych i informatycznych.
2. Organizatorem Olimpiady jest Fundacja Quantum AI z siedzibą w Warszawie przy ul. Sanockiej 9/103, 02-110 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000808359, NIP 7010955891, REGON 384899425, zwana dalej „Organizatorem”.
3. Olimpiada posługuje się nazwą „Olimpiada Kwantowa”, jednak obecnie pozostaje niezależnym konkursem edukacyjnym i nie nadaje uprawnień przewidzianych dla laureatów i finalistów olimpiad organizowanych na podstawie przepisów oświatowych, chyba że odrębny przepis, decyzja lub komunikat właściwego organu stanowi inaczej.
4. Niniejszy Regulamin określa stałe zasady Olimpiady. Szczegóły zasad etapów danej edycji, w szczególności harmonogram, formę zadań, wykaz dozwolonych narzędzi i program merytoryczny, określają Zasady Organizacji Zawodów danego etapu, zwane dalej „ZOZ”, które zostaną opublikowane na stronie Olimpiady najpóźniej wraz z opublikowaniem zadań dla danego etapu Olimpiady.
5. Regulamin, ZOZ, program merytoryczny, harmonogram oraz komunikaty są publikowane na stronie internetowej Olimpiady. Sprzeczność ZOZ z Regulaminem rozstrzyga się na korzyść Regulaminu.

§ 2. Cele Olimpiady

1. Celami Olimpiady są w szczególności:
   1. rozbudzanie zainteresowania fizyką kwantową i technologiami kwantowymi;
   2. rozwijanie umiejętności samodzielnego rozumowania, modelowania matematycznego, analizy danych i rozwiązywania problemów;
   3. identyfikowanie i wspieranie uczniów uzdolnionych;
   4. tworzenie przestrzeni do uczciwego współzawodnictwa i wymiany wiedzy;
   5. upowszechnianie rzetelnej wiedzy o współczesnej nauce i jej zastosowaniach.
2. Olimpiada realizuje cele przez organizację zawodów, publikację materiałów edukacyjnych, konsultacje naukowe, wydarzenia dla uczniów i nauczycieli oraz współpracę ze środowiskiem akademickim i technologicznym.

Rozdział II. Uczestnicy

§ 3. Warunki udziału

1. Uczestnikami mogą być uczniowie liceów ogólnokształcących, techników, branżowych szkół I i II stopnia oraz innych szkół ponadpodstawowych, którzy zaakceptują Regulamin i prawidłowo zarejestrują się w systemie Olimpiady (dalej: “system”).
2. Do udziału mogą zostać dopuszczeni uczniowie szkół podstawowych wykazujący wiedzę i uzdolnienia wykraczające poza program swojej szkoły, jeżeli przedstawią rekomendację szkoły albo opiekuna naukowego i spełnią pozostałe warunki udziału.
3. Udział jest dobrowolny, indywidualny i bezpłatny. Organizator nie może uzależniać udziału od zakupu towarów lub usług.
4. Osoba niepełnoletnia uczestniczy za wiedzą i zgodą rodzica albo opiekuna prawnego, w zakresie wymaganym przez prawo i ZOZ.
5. Uczestnik podaje prawdziwe i aktualne dane, chroni dane dostępowe do konta w systemie oraz niezwłocznie informuje Organizatora o ich utracie albo podejrzeniu przejęcia konta.
6. Organizator zapewnia równe traktowanie uczestników. Na uzasadniony i odpowiednio wczesny wniosek umożliwia racjonalne dostosowanie warunków udziału do potrzeb osoby z niepełnosprawnością lub szczególnymi potrzebami edukacyjnymi, o ile nie zmienia to istoty sprawdzanych umiejętności.

§ 4. Rejestracja i komunikacja

1. Rejestracja odbywa się elektronicznie w terminie wskazanym w harmonogramie. Za datę zgłoszenia uważa się chwilę zapisania kompletnego formularza w systemie.
2. Organizator może zweryfikować status ucznia, tożsamość uczestnika oraz zgodę rodzica lub opiekuna prawnego. Brak uzupełnienia danych w wyznaczonym terminie może skutkować niedopuszczeniem do Olimpiady.
3. Podstawowym kanałem komunikacji jest konto uczestnika i adres e-mail podany podczas rejestracji. Uczestnik odpowiada za regularne sprawdzanie wiadomości i komunikatów.
4. Oświadczenia i zgody związane z udziałem składa uczestnik, a w przypadkach wymaganych prawem także jego rodzic albo opiekun prawny.

Rozdział III. Organy Olimpiady

§ 5. Komitet Merytoryczny i Jury

1. Organizator powołuje Komitet Merytoryczny spośród osób posiadających wiedzę naukową, dydaktyczną lub praktyczną z zakresu objętego programem Olimpiady.
2. Komitet Merytoryczny wybiera ze swojego grona “Jury” oraz Komisję Odwoławczą.
3. Do zadań Jury należy w szczególności:
   1. opracowanie i aktualizacja programu merytorycznego oraz wykazu literatury;
   2. przygotowanie, wybór i niezależna weryfikacja zadań oraz kryteriów oceniania;
   3. anonimowa ocena prac, ustalanie wyników i list rankingowych;
   4. ustalenie progu kwalifikacji do II i III etapu oraz wskazanie zakwalifikowanych do nich osób;
   5. przeprowadzenie rozmów podczas Etapu II;
   6. przyznawanie tytułów, miejsc i wyróżnień zgodnie z Regulaminem.
4. Do zadań Komisji Odwoławczej należy rozpatrywanie reklamacji i przedstawianie Organizatorowi wniosków w sprawach naruszeń Regulaminu;
5. Jury może tworzyć zespoły zadaniowe i zespoły oceniające. Rozstrzygnięcie podjęte przez taki zespół jest zatwierdzane w trybie ustalonym przez Przewodniczącego Jury.
6. Członek Jury, którego bezstronność może budzić uzasadnione wątpliwości, w szczególności z powodu pokrewieństwa, zależności służbowej albo bezpośredniego przygotowywania uczestnika, ujawnia konflikt interesów i nie bierze udziału w ocenie ani decyzji dotyczącej tej osoby.

§ 6. Komitet Organizacyjny

1. Organizator powołuje Komitet Organizacyjny odpowiedzialny za rejestrację, obsługę systemu, komunikację, logistykę, miejsce finału, bezpieczeństwo, dostępność, dokumentację i współpracę z partnerami.
2. Komitet Organizacyjny nie ingeruje w merytoryczną ocenę prac ani w treść zadań. Może przekazywać Jury informacje o zdarzeniach technicznych i organizacyjnych mających znaczenie dla równego traktowania uczestników.
3. Aktualny skład obu Komitetów jest publikowany na stronie Olimpiady. Organizator może zmieniać skład w trakcie edycji, jeżeli wymaga tego zapewnienie ciągłości prac, bezstronności lub bezpieczeństwa.

§ 7. Tryb pracy i poufność

1. Komitety pracują na posiedzeniach stacjonarnych lub zdalnych.
2. Decyzje Jury zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania. Przy równej liczbie głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Jury.
3. Z posiedzeń dotyczących kwalifikacji, wyników, odwołań i sankcji sporządza się protokół.
4. Osoby mające dostęp do treści zadań, kryteriów, danych uczestników lub nieopublikowanych wyników są zobowiązane do zachowania poufności.
5. Organizator może dopuścić ekspertów zewnętrznych do konsultacji bez prawa głosu, po zobowiązaniu ich do poufności i ujawnienia konfliktów interesów.

Rozdział IV. Zadania i zasady oceniania

§ 8. Opracowywanie zadań

1. Zadania powinny być oryginalne, jednoznaczne, zgodne z programem merytorycznym i dostosowane do celu danego etapu.
2. Każde zadanie przed wykorzystaniem podlega niezależnej weryfikacji merytorycznej i redakcyjnej przez co najmniej jedną osobę inną niż autor, a w miarę możliwości także próbnemu rozwiązaniu.
3. Wraz z zadaniem Jury przygotowuje model rozwiązania, kryteria i skalę oceniania oraz zasady uwzględniania rozwiązań alternatywnych.
4. Treść zadania pozostaje poufna do chwili wskazanej przez Organizatora. Naruszenie poufności przez osobę zaangażowaną w przygotowanie zadania wymaga wyłączenia zadania albo zastosowania innego środka przywracającego równość uczestników.

§ 9. Ocena prac

1. Prace są oznaczane losowym kodem i oceniane bez ujawniania oceniającym imienia, nazwiska, szkoły ani danych kontaktowych autora. W zgłoszonych rozwiązaniach nie powinno być żadnych innych informacji identyfikujących uczestnika (np. imię, nazwisko, szkoła).
2. Za każde zadanie można uzyskać liczbę punktów określoną w jego treści. Kryteria uwzględniają poprawność, kompletność i jakość uzasadnienia, a jeżeli wynika to z zadania, także efektywność metody, analizę błędów, interpretację fizyczną, jakość kodu lub opracowanie danych.
3. Każda praca jest oceniana przez co najmniej dwóch członków Jury, o ile liczba prac i dostępność ekspertów na to pozwala. Wynikiem jest średnia ocen. Jeżeli różnica przekracza 20% maksymalnej liczby punktów za zadanie, pracę ocenia dodatkowy juror, a Jury uzgadnia wynik końcowy.
4. Błąd techniczny albo oczywista omyłka rachunkowa w ocenie podlega sprostowaniu również z urzędu.

Rozdział V. Przebieg zawodów

§ 10. Struktura Olimpiady

1. Olimpiada składa się z trzech etapów: Etapów I i II przeprowadzanych zdalnie oraz Etapu III będącego stacjonarnym finałem.
2. Zawody mają charakter indywidualny. Współpraca przy rozwiązywaniu zadań, zlecanie rozwiązania innej osobie oraz podszywanie się pod uczestnika są zabronione.
3. Harmonogram i istotne warunki zawodów publikuje się na stronie Olimpiady przed rozpoczęciem rejestracji. Harmonogram może być zmieniany przez Komitet Organizacyjny w uzasadnionych przypadkach.

§ 11. Etap I - zawody zdalne

1. Etap I ma charakter otwarty dla prawidłowo zarejestrowanych uczestników i odbywa się przez Internet w terminie wskazanym w harmonogramie.
2. Uczestnik rozwiązuje opublikowane zadania i przesyła rozwiązania w formacie oraz przez system wskazany w ZOZ. O zachowaniu terminu decyduje czas zarejestrowania kompletnego pliku z rozwiązaniem w systemie.
3. Jeżeli ZOZ nie stanowią inaczej, w Etapie I wolno korzystać z podręczników, publikacji naukowych, własnych notatek, kalkulatora, sztucznej inteligencji i lokalnych narzędzi obliczeniowych, pod warunkiem samodzielnego opracowania rozwiązania i wskazania wykorzystanych źródeł. W przypadku skorzystania ze sztucznej inteligencji konieczne jest opisanie w treści rozwiązania i czytelne oznaczenie w jaki sposób zostało to zrobione.
4. Korzystanie do wytworzenia kompletnej treści rozwiązania z generatywnej sztucznej inteligencji, usług osób trzecich, cudzych nieopublikowanych rozwiązań lub wspólnego opracowywania pracy jest niedozwolone.
5. Uczestnik odpowiada za czytelność i kompletność pliku z rozwiązaniem. Po wysłaniu powinien sprawdzić potwierdzenie w panelu systemu. Do upływu terminu może zastąpić rozwiązanie nową wersją, jeżeli system udostępnia taką możliwość.
6. Rozwiązania przesłane po terminie nie podlegają ocenie, chyba że Organizator potwierdzi awarię po swojej stronie i wyznaczy jednolite środki zaradcze dla wszystkich dotkniętych uczestników.
7. Po ocenie Jury publikuje wyniki i wskazuje osoby zakwalifikowane do Etapu II.

§ 12. Etap II – rozmowa

1. W ramach Etapu II Jury przeprowadza rozmowy z zakwalifikowanymi osobami.
2. Informację o rozmowie, jej formie, terminie i sposobie identyfikacji przekazuje się co najmniej 7 dni kalendarzowych wcześniej. Rozmowy odbywają się zdalnie poprzez platformę do wideokonferencji z włączoną kamerą, umożliwiającą Jury zweryfikowanie samodzielności udzielania odpowiedzi, i trwają co do zasady od 20 do 30 minut. Uczestnik zachowuje prawo do racjonalnego dostosowania warunków rozmowy.
3. Zakres rozmowy obejmuje wyłącznie zagadnienia z zadań Etapu I.
4. Rozmowę prowadzi komisja - co najmniej trzech członków Jury. Pytania dla poszczególnych osób mogą być różne, ale muszą mieć porównywalny zakres i poziom trudności. Komisja sporządza protokół i przyznaje punkty według opublikowanych kryteriów: poprawność merytoryczna, tok rozumowania, samodzielność oraz umiejętność obrony wniosków.
5. Podstawą kwalifikacji do finału (Etap III) są wyniki uzyskane podczas Etapu I i Etapu II.
6. Nieusprawiedliwiona nieobecność oznacza rezygnację z dalszego udziału. W udokumentowanym przypadku losowym Jury może wyznaczyć termin dodatkowy, o ile nie opóźni to organizacji Etapu III i nie naruszy równego traktowania.
7. W uzasadnionych przypadkach Organizator może odstąpić od organizacji Etapu II. W takiej sytuacji osoby zakwalifikowane do Etapu II automatycznie przechodzą do Etapu III.

§ 13. Etap III - finał stacjonarny

1. Finał odbywa się stacjonarnie w miejscu i terminie wskazanym w harmonogramie, w warunkach kontrolowanej samodzielności.
2. Do finału dopuszcza się jedynie uczestników zakwalifikowanych na podstawie wyniku Etapu II. Przed rozpoczęciem Etapu III każdy uczestnik musi okazać dokument ze zdjęciem potwierdzający status ucznia.
3. Finał może obejmować zadania teoretyczne, obliczeniowe, problemowe, programistyczne, analizę danych lub część doświadczalną. Liczbę sesji, czas, wyposażenie i zasady oddawania prac określają ZOZ.
4. Podczas finału wolno korzystać wyłącznie z materiałów, urządzeń i oprogramowania dopuszczonych przez Organizatora w ZOZ. Korzystanie z innych urządzeń i komunikacja z innymi osobami są zabronione.
5. Komitet Merytoryczny dokumentuje spóźnienia, awarie, przerwy, naruszenia i inne zdarzenia mogące wpłynąć na wynik Etap III.
6. W razie wystąpienia zdarzenia mogącego wpłynąć na wynik Etapu III niezawinionego przez uczestnika Komitet Merytoryczny może przedłużyć czas przeznaczony na rozwiązywanie zadań o okres faktycznej przerwy albo zastosować inne proporcjonalne rozwiązanie, odnotowane w protokole.
7. Osoba zakwalifikowana, która przystąpi do finału i odda co najmniej jedną pracę podlegającą ocenie, uzyskuje wewnętrzny tytuł finalisty Olimpiady, chyba że zostanie zdyskwalifikowana.
8. Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia przez Jury dodatkowych rozmów z wybranymi uczestnikami Etapu III w celu uzyskania dodatkowych informacji niezbędnych do oceny zgłoszonych przez nich rozwiązań. Informacje uzyskane w trakcie rozmowy mogą zostać uwzględnione przez Jury przy ocenie rozwiązania.

Rozdział VI. Wyniki, tytuły i odwołania

§ 14. Wyniki finału, tytuły i nagrody

1. Wynik Olimpiady ustala się wyłącznie na podstawie punktów uzyskanych w finale. Punkty Etapu I i Etapu II nie są doliczane do klasyfikacji finałowej.
2. Laureatem zostaje finalista, którego wynik jest powyżej progu ustalonego przez Jury.
3. Jury może przyznać miejsca, medale, nagrody specjalne i wyróżnienia. Zwycięzcą jest uczestnik z najwyższym końcowym wynikiem; przy remisie tytuł zwycięzcy może otrzymać więcej niż jedna osoba albo stosuje się regułę rozstrzygającą opublikowaną w ZOZ.
4. Tytuły finalisty i laureata mają charakter wewnętrzny i potwierdzają wynik w konkursie organizowanym przez Fundację Quantum AI. Nie są równoznaczne z ustawowym tytułem laureata lub finalisty olimpiady przedmiotowej, dopóki właściwe przepisy lub decyzje nie przyznają im takiego skutku.
5. Organizator wydaje dyplomy lub zaświadczenia według własnego wzoru i może przyznać nagrody rzeczowe, finansowe, stażowe albo edukacyjne. Informację o nagrodach publikuje przed finałem lub wraz z wynikami.
6. Nagrodami w Olimpiadzie mogą być, m.in.:
   1. Nagrody pieniężne.
   2. Nagrody rzeczowe.
   3. Staże w firmach i na uczelniach partnerskich Olimpiady.
   4. Dedykowany dostęp do sprzętu kwantowego.
   5. Uproszczona ścieżka rekrutacji na wybrane kierunki studiów.

§ 15. Ogłaszanie wyników

1. Po każdym etapie uczestnik otrzymuje dostęp do swojej punktacji i, w zakresie możliwym bez ujawnienia poufnych materiałów, informacji o sposobie oceny.
2. Wyniki wstępne stają się ostateczne po zakończeniu procedury reklamacyjnej (par. 16) i zatwierdzeniu przez Jury.
3. Listy osób zakwalifikowanych, finalistów, laureatów i wyróżnionych mogą zawierać imię, nazwisko, szkołę, miejscowość, klasę i wynik wyłącznie na podstawie właściwej podstawy prawnej i zgodnie z informacją RODO.
4. Organizator może sprostować oczywistą omyłkę w opublikowanej liście. Zmiana merytoryczna wyniku wymaga protokołu Komitetu Merytorycznego.

§ 16. Reklamacje i odwołania

1. Uczestnik może w terminie 3 dni roboczych od udostępnienia wyniku wstępnego złożyć przez system reklamację dotyczącą błędu w ocenie, nieuwzględnienia części pracy albo nieprawidłowości organizacyjnej mającej wpływ na jego wynik.
2. Reklamacja wskazuje zadanie lub zdarzenie, kwestionowany element oraz konkretne uzasadnienie. Sama niezgoda z poziomem trudności, modelem rozwiązania lub opublikowanym kryterium nie jest wystarczająca bez wskazania błędu w jego zastosowaniu.
3. Reklamację rozpoznaje Komisja Odwoławcza, w której skład w miarę możliwości nie wchodzą osoby dokonujące pierwotnej oceny. Komisja Odwoławcza może podwyższyć, utrzymać albo obniżyć punktację, jeżeli ponowna ocena ujawni błąd.
4. Odpowiedź wraz z krótkim uzasadnieniem przekazuje się co do zasady w ciągu 7 dni roboczych. Decyzja Komisji Odwoławczej w sprawie oceny jest ostateczna w toku Olimpiady Kwantowej.
5. Od decyzji o dyskwalifikacji uczestnik może w terminie 5 dni roboczych odwołać się do Zarządu Fundacji Quantum AI. Odwołanie rozpoznaje osoba, która nie uczestniczyła w wydaniu zaskarżonej decyzji, albo powołany przez Zarząd zespół odwoławczy. Decyzja Zarządu jest ostateczna.

Rozdział VII. Uczciwość i bezpieczeństwo

§ 17. Samodzielność i naruszenia

1. Za naruszenie Regulaminu uważa się w szczególności:
   1. plagiat, niedozwoloną współpracę, udostępnienie pracy lub wykorzystanie cudzej pracy;
   2. podszywanie się pod inną osobę albo umożliwienie innej osobie udziału na swoim koncie;
   3. użycie niedozwolonych materiałów, urządzeń lub oprogramowania;
   4. próbę uzyskania nieuprawnionego dostępu do zadań, systemu, danych lub kont innych osób;
   5. fałszowanie danych, dowodów, wyników lub dokumentów;
   6. zakłócanie zawodów, przemoc, nękanie lub naruszenie Standardów ochrony małoletnich.
2. Za naruszenia Regulaminu, o których mowa w ust. 1 powyżej, uważa się zarówno działania uczestnika, jak i osoby działającej za wiedzą lub na rzecz uczestnika.
3. W razie uzasadnionego podejrzenia Jury może poprosić uczestnika o wyjaśnienie toku rozwiązania lub przeprowadzić rozmowę weryfikującą samodzielność. Taka rozmowa nie służy poprawianiu wyniku.
4. Przed nałożeniem sankcji uczestnik otrzymuje możliwość przedstawienia wyjaśnień, chyba że konieczne jest natychmiastowe działanie dla ochrony bezpieczeństwa lub integralności zawodów.
5. Sankcje obejmują ostrzeżenie, anulowanie punktów za zadanie, anulowanie wyniku etapu, niedopuszczenie do finału, dyskwalifikację z edycji oraz wykluczenie z kolejnej edycji. Sankcja powinna być proporcjonalna do wagi, skutków i umyślności naruszenia.
6. Organizator może poinformować szkołę lub rodzica albo opiekuna prawnego o poważnym naruszeniu, z poszanowaniem przepisów o ochronie danych.

§ 18. Ochrona małoletnich i zasady zachowania

1. Wszystkie osoby działające w imieniu Organizatora przestrzegają “Standardów ochrony małoletnich” opublikowanych na stronie Olimpiady.
2. Uczestnicy są zobowiązani do poszanowania godności, prywatności, bezpieczeństwa i praw innych osób. Zabronione są przemoc, dyskryminacja, molestowanie, hejt i odwet wobec osoby zgłaszającej nieprawidłowość.
3. Zagrożenie lub podejrzenie krzywdzenia można zgłosić członkowi Komitetu Merytorycznego, Komitetu Organizacyjnego lub Organizatorowi na adres contact@qaif.org albo pod numerem wskazanym w “Standardach ochrony małoletnich”. W bezpośrednim zagrożeniu życia lub zdrowia należy zadzwonić pod numer 112.
4. Organizator może usunąć z wydarzenia osobę stwarzającą zagrożenie, niezależnie od dalszego postępowania wyjaśniającego.

Rozdział VIII. Dane, prawa autorskie i dokumentacja

§ 19. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Quantum AI. Szczegółowe cele, podstawy, okresy przechowywania, odbiorców oraz prawa osób określa informacja RODO dostępna na stronie Olimpiady Kwantowej.
2. Dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do rejestracji, przeprowadzenia i zabezpieczenia zawodów, oceny prac, rozpatrywania reklamacji, wydania dokumentów, publikacji wyników oraz realizacji obowiązków prawnych.
3. Prace są udostępniane oceniającym pod anonimowym kodem. Dostęp do danych identyfikacyjnych otrzymują wyłącznie osoby upoważnione.
4. Jeżeli rozmowa zdalna jest nagrywana dla zapewnienia rozliczalności, uczestnik zostaje o tym wcześniej poinformowany, a nagranie jest przechowywane nie dłużej niż do zakończenia procedury reklamacyjnej, chyba że jest potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń.

§ 20. Prawa autorskie

1. Autorskie prawa osobiste i majątkowe do oryginalnego rozwiązania pozostają przy uczestniku, z zastrzeżeniem praw osób trzecich i postanowień niniejszego paragrafu.
2. Przesyłając pracę, uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej, terytorialnie nieograniczonej licencji na czas nieokreślony, zwielokrotnianie, przechowywanie, ocenę, archiwizację oraz publikację pracy w celach edukacyjnych i promocyjnych Olimpiady, w całości lub we fragmentach, z oznaczeniem autora albo po anonimizacji.
3. Publikacja rozwiązania przed zakończeniem etapu, jeśli może naruszyć równość zawodów, jest zabroniona. Po oficjalnym zakończeniu etapu uczestnik może rozpowszechniać własne rozwiązanie, o ile ZOZ nie określa krótkiego okresu poufności koniecznego do przeprowadzenia terminu dodatkowego.
4. Prawa do zadań, oficjalnych rozwiązań, znaków i materiałów Organizatora przysługują ich twórcom lub Organizatorowi. Korzystanie z nich poza dozwolonym użytkiem wymaga zgody właściwego uprawnionego.

§ 21. Dokumentacja

1. Organizator prowadzi dokumentację edycji obejmującą co najmniej Regulamin i ZOZ poszczególnych etapów, program, zadania, modele rozwiązań i kryteria, protokoły, listy wyników, reklamacje, decyzje oraz rejestr wydanych dyplomów.
2. Prace i dokumentację oceny przechowuje się przez okres wskazany w informacji RODO, nie krócej jednak niż do prawomocnego zakończenia reklamacji dotyczących danej edycji.
3. Dokumentacja zawierająca dane osobowe jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych.

Rozdział IX. Finansowanie i sytuacje nadzwyczajne

§ 22. Koszty

1. Organizator pokrywa koszty przygotowania i przeprowadzenia Olimpiady w granicach posiadanych środków, dotacji, darowizn i świadczeń partnerów.
2. Informację o pokrywaniu kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia finalistów podaje się w ZOZ lub zaproszeniu na finał. Brak takiej informacji oznacza, że Organizator nie zobowiązał się do ich pokrycia.
3. Sponsorzy i partnerzy nie mają wpływu na ocenę prac ani wyniki, chyba że ich eksperci zostali jawnie powołani do Komitetu Merytorycznego i podlegają zasadom bezstronności.

§ 23. Awarie i siła wyższa

1. W razie awarii systemu, klęski żywiołowej, epidemii, zagrożenia bezpieczeństwa, decyzji władz lub innego zdarzenia niezależnego od Organizatora może on zmienić termin, miejsce, formę albo czas zawodów, zawiesić etap, zarządzić jego powtórzenie lub unieważnić zadanie.
2. Rozwiązanie powinno w możliwie największym stopniu zachować równość uczestników, proporcjonalność oraz porównywalność wyników. Decyzję wraz z krótkim uzasadnieniem publikuje się niezwłocznie.
3. Jeżeli zdarzenie dotyczy pojedynczego uczestnika, Organizator może zastosować środek indywidualny tylko wtedy, gdy nie daje mu nieuzasadnionej przewagi i nie narusza praw innych osób.

Rozdział X. Postanowienia końcowe

§ 24. Wejście w życie i zmiany

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia uchwałą Zarządu Fundacji Quantum AI i ma zastosowanie do edycji wskazanych w uchwale.
2. Komitet Organizacyjny ma prawo zmienić Regulamin w każdej chwili. Po zmianie zaktualizowany Regulamin zostaje opublikowany na stronie Olimpiady.
3. W sprawach nieuregulowanych decyzje organizacyjne podejmuje Organizator po zasięgnięciu opinii właściwego Komitetu, z poszanowaniem zasad równości, bezstronności, przejrzystości i dobra małoletnich.
4. Wersją wiążącą jest wersja polskojęzyczna opublikowana na stronie Olimpiady. Dokumenty danej edycji należy czytać łącznie: Regulamin, ZOZ, program merytoryczny, harmonogram, informację RODO i Standardy ochrony małoletnich.
5. Kontakt z Organizatorem: contact@qaif.org; adres korespondencyjny: Fundacja Quantum AI, ul. Sanocka 9/103, 02-110 Warszawa.