Polityka RODO Olimpiady Kwantowej

1. Kogo dotyczy informacja

Uczestników Olimpiady, ich rodziców lub opiekunów prawnych, nauczycieli i opiekunów naukowych, członków komitetów, recenzentów, wolontariuszy oraz osób kontaktujących się z Organizatorem.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres zależy od etapu Olimpiady i może obejmować:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, telefon oraz dane rodzica lub opiekuna prawnego, jeżeli są potrzebne;
• dane edukacyjne: szkoła, klasa, województwo, nauczyciel lub opiekun naukowy;
• dane konta i techniczne: identyfikator użytkownika, historia logowania, adres IP, dzienniki bezpieczeństwa;
• prace konkursowe, anonimowy kod pracy, oceny, komentarze recenzentów, wyniki i informacje o kwalifikacji;
• w dalszych etapach - dane niezbędne do organizacji przejazdu, zakwaterowania, ubezpieczenia lub zapewnienia dostępności;
• wizerunek i głos utrwalony podczas wydarzeń - wyłącznie w zakresie wynikającym z odrębnej zgody albo dozwolonym przepisami prawa.

Nie prosimy o dane szczególnych kategorii, chyba że są one konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa lub racjonalnych usprawnień. W takim przypadku poinformujemy osobno o celu, podstawie i zakresie przetwarzania.

3. Cele i podstawy prawne

Cel rejestracja, prowadzenie konta, przyjmowanie i anonimowe ocenianie prac, kwalifikacja do etapów oraz obsługa odwołań

Podstawa art. 6 ust. 1 lit. b i e RODO oraz przepisy dotyczące organizacji konkursów i olimpiad; w odpowiednim zakresie także zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a

Cel weryfikacja samodzielności prac, zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom i obrona przed roszczeniami

Podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Organizatora

Cel realizacja obowiązków prawnych, podatkowych, rachunkowych, sprawozdawczych i archiwizacyjnych

Podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Cel publikacja list osób zakwalifikowanych, finalistów i laureatów w zakresie określonym regulaminem

Podstawa art. 6 ust. 1 lit. e RODO, a gdy wymagane - art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Cel publikacja zdjęć, nagrań i materiałów promocyjnych wykraczających poza relację z wydarzenia publicznego

Podstawa dobrowolna zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Cel odpowiedzi na wiadomości i prowadzenie korespondencji

Podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest warunkiem udziału w Olimpiadzie. Brak tych danych uniemożliwi założenie konta lub udział w zawodach. Zgody na działania promocyjne są dobrowolne, można je wycofać bez wpływu na udział w Olimpiadzie.

4. Dane osób małoletnich

Jeżeli uczestnik nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, Organizator może wymagać potwierdzenia zgody rodzica albo opiekuna prawnego na udział i związane z nim przetwarzanie danych. Komunikaty kierujemy językiem zrozumiałym dla ucznia. Dane opiekuna wykorzystujemy wyłącznie w zakresie koniecznym do weryfikacji zgody, kontaktu i zapewnienia bezpieczeństwa.

5. Skąd mamy dane

Bezpośrednio od uczestnika, rodzica lub opiekuna, nauczyciela, szkoły, członka komitetu albo z systemów obsługujących Olimpiadę. W kolejnych etapach dane mogą zostać potwierdzone przez szkołę lub podmiot współorganizujący zawody.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które potrzebują ich do realizacji powierzonych zadań: członkowie właściwych komitetów, szkoły i placówki przeprowadzające zawody, współpracujące uczelnie, dostawcy hostingu, poczty, systemów informatycznych, kopii zapasowych i obsługi prawnej, a także organy publiczne uprawnione przepisami. Recenzenci otrzymują prace oznaczone anonimowym kodem i nie mają dostępu do danych identyfikujących autora, o ile nie jest to konieczne do rozpatrzenia sprawy.

7. Przekazywanie poza EOG

Podstawowa dokumentacja Olimpiady powinna być przechowywana w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeśli użycie konkretnego dostawcy spowoduje przekazanie danych poza EOG, Organizator zastosuje mechanizm wymagany przez RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, i poinformuje o tym zainteresowane osoby.

8. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta i bieżącej edycji - przez czas jej trwania oraz okres potrzebny do rozliczenia, sprawozdawczości i obsługi odwołań;
• prace, protokoły, wyniki i dokumentację potwierdzającą uprawnienia - przez okres wynikający z przepisów, umów finansujących i uzasadnionych potrzeb archiwalnych;
• dane księgowe - przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane oparte na zgodzie - do jej wycofania lub osiągnięcia celu, chyba że dalsze przechowanie jest konieczne do obrony roszczeń;
• dzienniki bezpieczeństwa - przez okres konieczny do wykrywania nadużyć i zapewnienia bezpieczeństwa systemu.

Szczegółowy harmonogram retencji zatwierdza Organizator przed rozpoczęciem przyjmowania zgłoszeń.

9. Twoje prawa

W granicach przewidzianych prawem przysługuje Ci prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Żądanie można wysłać na contact@qaif.org z tematem „RODO - Olimpiada Kwantowa”. Przed realizacją możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.

10. Skarga i decyzje automatyczne

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

Nie podejmujemy wobec uczestników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Narzędzia informatyczne mogą wspierać sprawdzanie prac, ale kwalifikacja i rozpatrywanie odwołań pozostają pod nadzorem upoważnionych osób.

11. Aktualizacje

Wersja: 1.0 z 22 lipca 2026 r. Dokument może zostać zaktualizowany w razie zmiany procesu Olimpiady, prawa lub wykorzystywanych usług. Istotne zmiany zostaną zakomunikowane uczestnikom.